TODO LIST
En un artículo publicado anteriormente expliqué la importancia de mantener listas de verificación para evitar malgastar tiempo y energías a la hora de completar tareas rutinarias. Sin embargo, hoy quiero hacer referencia a otros tipos de listas más comunes: las listas de tareas pendientes (conocidas en inglés como “to-do lists”).
Benjamin Franklin, uno de los Padres Fundadores de Los Estados Unidos, creó una lista semanal para seguir las 13 virtudes morales que se propuso cultivar.
En su lista, escribió los días de la semana en la fila horizontal y los 13 hábitos en la columna vertical, tal como haríamos en una tabla de MS Excel. Cada día registraba su progreso indicando cuáles de los 13 hábitos había practicado ese día. A mediados de los 1700 Franklin creo un sistema muy básico, pero muy útil que ha servido de base para los sistemas de optimización de tiempo que utilizamos hoy en día.
Nuestro cerebro no está diseñado para almacenar la cantidad de actividades y tareas que tenemos pendientes; por eso con frecuencia llegamos a casa y nos percatamos que hemos olvidado comprar algo o hemos dejado de hacer alguna diligencia que teníamos programada para ese día. Por esta razón, es recomendable siempre anotar lo que debemos comprar o hacer.
Existen diferentes sistemas de organización que nos pueden ayudar en este sentido. Recomiendo las siguientes listas para siempre estar al día con todo lo que tenemos pendiente:
Lista de tareas pendientes (to-do lists). Esta es una lista básica, en ella anotamos todas las actividades pendientes en la medida que las vamos recordando o van surgiendo, sin ningún orden en particular ni fecha de inicio o fin. Esta lista hay que refinarla con frecuencia para asegurarnos que:
- Todo lo allí listado sigue siendo importante de hacer, si no, ¡bórralo!
- Incluye las prioridades
- Es realista
El objetivo es tener un lugar conveniente donde anotar ideas o acciones antes de que se nos olviden. La lista de tareas pendientes tiene muchos entusiastas; sin embargo, también tiene críticos que alegan que puede llevar a frustraciones porque podría convertirse rápidamente en una lista de “tareas no terminadas”. Estoy de acuerdo con esa percepción y pienso que el secreto está en mantener la lista realista -es decir, no listar 25 tareas que sabemos que no podemos terminar en un día. Cuando una actividad que lleva días en la lista aun no se hace, debemos preguntarnos si realmente es necesaria o si sería mejor delegarla o simplemente borrarla. Otra alternativa es dividir esa actividad que sigue corriéndose de un día a otro, en tareas más sencillas de completar.
Agenda o calendario. Una vez que hemos refinado la lista de tareas pendientes y las prioridades están claras, transferimos esas tareas a una agenda o calendario (digital o papel) con fechas y horas específicas de inicio y fin; como colocar piezas de rompecabezas en su lugar apropiado. Para facilitar el uso de este sistema, recomiendo la codificación por color. Es decir, asignarle un color a cada categoría: verde para las actividades de los niños, azul para las actividades sociales, amarillo para las tareas relacionadas con la casa, y así sucesivamente. También podemos asignar un color a cada integrante de la familia. En fin, el mejor método es el que mejor funcione para cada persona.
Lista de Seguimiento de Hábitos. Cuando queremos crear un hábito positivo o eliminar uno negativo, es conveniente tener forma de medir nuestro progreso y por eso una Lista de Seguimiento de Hábitos es una solución ideal. Esta lista la podemos hacer con lápiz y papel o descargando una aplicación que nos ayude con nuestra misión. Quienes llevan un diario, pueden fácilmente incorporar esta lista al mismo. Si la lista es en papel, debemos mantenerla en un lugar visible; si es digital, debemos programar alarmas y recordatorios para asegurarnos de marcar nuestro progreso regularmente.
Lista de Objetivos. Esta es una lista muy corta y tiende a cambiar todos los días. Cada mañana, antes del inicio de un día ajetreado, nos debemos tomar algunos minutos para reflexionar sobre el día que está comenzando y pensar cuáles son las dos o tres tareas que podemos completar que nos harán sentir productivos al final del día. Evidentemente, haremos más de dos o tres tareas, pero hay ciertas tareas que tienen más valor que otras e identificarlas desde temprano para poder resolverlas durante el día es fundamental para nuestra productividad y para aumentar nuestro sentido de éxito. Mi sugerencia es mantener esta lista corta, entre tres y cuatro tareas máximo. Crea tu Lista de Objetivos a primera hora de la mañana y te sentirás mucho mejor al final del día cuando veas que finalmente has logrado lo que habías estado posponiendo por días.
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