Ingvar Kamprad, fundador de IKEA, sugirió que deberíamos dividir nuestros días “en unidades de 10 minutos y sacrificar la menor cantidad posible de ellas en actividades irrelevantes”. La realidad es que malgastamos mucho de nuestro tiempo en actividades de poco valor sin siquiera darnos cuenta
Cuando intentamos estimar cuánto tiempo nos tomará completar una actividad, tendemos a subestimar o sobreestimar el tiempo realmente necesario. Como resultado, estamos ansiosos o malgastamos una cantidad sustancial de tiempo valioso.
Nuestra personalidad tiene mucha influencia en cómo utilizamos nuestro tiempo. Por un lado, hay quienes prefieren comenzar a trabajar en un proyecto inmediatamente y se planifican para terminarlo antes de la fecha de entrega y así prever para contingencias.
Por otro lado, están los que trabajan mejor bajo presión y procrastinan regularmente. Son los que se preguntan por qué comenzar hoy cuando puedo comenzar mañana y obtener el mismo resultado. Procrastinar de forma controlada, funciona para mucha gente y está bien; cada quién tiene su estilo personal.
Cuando hablo con mis clientes acerca de cómo planificar eficientemente sus día y semanas, me gusta comenzar con la Ley de Parkinson. La Ley de Parkinson dice que el trabajo se extiende hasta llenar el tiempo disponible para completarlo. Este pensamiento es original del escritor e historiador británico Cyril Parkinson quien lo escribió en un articulo para The Economist en 1955. Si ciertamente él se refería a las burocracias, este concepto se ha estado utilizando ampliamente en el campo del manejo del tiempo.
Mi objetivo aquí es mostrar cómo esta ley aplica no solo al ámbito corporativo sino también al día a día de la mayoría de mis clientes: mujeres que por razones de trabajo y de familia, manejan calendarios familiares sumamente ajetreados.
Les doy el siguiente ejemplo de cómo esta ley aplica a nuestra vida cotidiana: si usted tiene dos horas en la mañana para alistarse y salir, le tomará dos horas ducharse, arreglarse el cabello, escoger su vestuario, aplicarse el maquillaje, seleccionar sus accesorios y finalmente, salir.
Ahora bien, si usted tuviera solo 30 minutos para alistarse, esa es la cantidad de tiempo que le tomaría ducharse, vestirse, arreglarse el cabello y el maquillaje y salir. Tal vez tenga que ser flexible aquí y allá, pero estará lista en 30 minutos.
¿Cuánto tiempo ahorraría cada día si se comprometiera a hacer sus mismas actividades de rutina en menos tiempo? La invito a que experimente y saque sus propias conclusiones.
Si está interesada en intentarlo, comience por mantener un registro de cómo utiliza su tiempo a lo largo de una semana. Esto le dará una idea de cuánto tiempo le toma cada actividad. Luego, escoja dos o tres actividades que considere que pueda completar en menos tiempo del que le toma actualmente. Por ejemplo, si ordenar su dormitorio en la mañana le toma 15 minutos, propóngase ordenarlo en 10 minutos. El secreto va a estar en tomarse este límite de tiempo en serio y no como una opción
¡Sea flexible y creativa! Siga llevando ese registro de uso del tiempo para medir su progreso.
Una vez que consiga completar una actividad en menos tiempo, escoja otra y vea cuánto tiempo puede rebajar de esa. Si intenta este sistema en varias de sus actividades cotidianas, su registro del tiempo le indicará cuánto tiempo adicional ha ganado cada día para las cosas que son realmente importantes para usted.
Recuerde que más tiempo no significa mejor calidad. La Ley de Parkinson dice que entre más tiempo tenemos, más compleja hacemos la tarea que tenemos en frente. Así que enfóquese en lo realmente importante y no malgaste tiempo en detalles innecesarios.
Otra consideración importante para que este experimento funcione, es poner límites de tiempo sensatos. No pretenda ordenar su dormitorio cada mañana en dos minutos o menos; eso solo le traerá frustración. ¡Sea realista!
Para saber más acerca de la Ley de Parkinson o sobre cómo organizar su tiempo eficientemente, contacte hoy a Organizing Concepts:
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