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Recientemente he publicado algunos artículos sobre la importancia de crear listas de tareas pendientes sensatas y priorizarlas conscientemente. Sin embargo, ¿cómo sabemos qué tareas debemos resolver primero? Cuando un primer vistazo a nuestra lista nos dice que todo lo listado allí es importante, ¿qué priorizamos? ¿Cómo identificamos claramente esa tarea que es más importante que el resto?
En el libro Mona Lisa in Camelot: How Jacqueline Kennedy and Da Vinci’s Masterpiece Charmed and Captivated a Nation de la autora Margaret Davis, encontré una cita que describe bien qué debemos hacer; “el público tenía la impresión, por ejemplo, que la señora Kennedy hacía una enorme cantidad de trabajo por las artes, que estaba ocupada en todo momento. Mas la señora Kennedy era muy astuta como para estar ocupada en todo momento promoviendo las artes. Ella hacía una sola cosa con suma gracia resultando en un impacto tremendo”.
Esa es la clave para priorizar: abordar primero esa tarea que tendrá el impacto, positivo o negativo, más significativo en nuestra productividad. En la mayoría de los casos, la respuesta será evidente y no requerirá mucho análisis saber cuál tarea es más importante que el resto. Sin embargo, en otros casos la diferencia puede ser más sutil. ¿Qué hacemos en esa situación? Pues consideramos las repercusiones de hacer o no cada una de las tareas.
Comencemos con un ejemplo comparable. Cuando tenemos dinero extra suficiente para pagar algunas deudas, comenzamos por pagar la que genera el interés más alto- Esa deuda que al pagarla generará el mayor impacto positivo en nuestra situación financiera actual. El mismo principio aplica a la priorización. Comenzamos por la tarea que nos traerá el mayor beneficio al completarla; la tarea que generará el impacto más significativo en nuestra productividad.
Revisa tu lista detenidamente e identifica cuál tarea generará ese beneficio si la completamos primero o, por el contrario, generará la consecuencia más grave si no la terminamos primero. Otro ejemplo: considerando que la fecha límite para declarar tus impuestos se acerca, recopilar tu documentación debería estar cada día más arriba en tu lista de prioridades. Si le entregas tus documentos al contador pronto, tendrás el beneficio de sentirte tranquila porque habrás evitado las consecuencias de la dilatación. Por otro lado, si te demoras en hacerle llegar los documentos apropiados a tu contador, correrás el riesgo de tener que pagar costosas multas por morosidad -una consecuencia muy negativa.
Cada tarea en tu lista tiene consecuencias positivas o negativas, grandes o pequeñas, así que debes identificar cuál lleva al mejor o peor resultado. La mayoría de las veces, la tarea con la consecuencia más severa es la que pospones una y otra vez porque es difícil o complicada, tediosa o consume mucho de tu tiempo. Esa es precisamente la razón por la que es recomendable ocuparte de ella a primera hora de la mañana. Salir de una tarea complicada primero aumentará tu motivación y te hará sentir más productiva por el resto del día.
Desafortunadamente, no puedes evadir esas tareas necesarias que a la vez son complicadas, aburridas o desagradables y posponerlas por días, semanas o meses no hará que desaparezcan, por mucho que quieras. De modo que ¿por qué no priorizarlas, actuar y salir de ellas de una vez? Calcula los beneficios o consecuencias adversas de cada tarea y considera enfrentar las más importantes cuando tu nivel de energía física y claridad mental están en su más alto nivel.
Priorizar no significa hacer primero lo que te gusta más o lo que es más fácil y posponer todo lo demás. Priorizar significa emprender primero lo que es más importante y evitar pagar el precio de dilatar lo que sabemos debemos hacer.
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