El “outsourcing”, o como se le denomina en español, “tercerización de servicios”, se ha convertido en recientes años en una solución viable, eficiente, segura y de costo razonable para todo tipo de industria, como por ejemplo, la energética, banca y finanzas, retailing, e incluso, agencias gubernamentales. El outsourcing está cobrando cada vez mas popularidad, y es considerada como una solución eficiente para organizaciones que desean focalizar sus mayores esfuerzos en su principal actividad (por ejemplo, la fabricación de productos en el caso de industrias manufactureras, o servicio al cliente y manejos de inventarios en la industria de retailing), y así poder delegar en un tercero las actividades menos críticas (por ejemplo, escritorios de ayuda computacional, cálculo de beneficios laborales, e incluso la nómina y procesos de recursos humanos).
Tal como se indicó anteriormente, uno de los procesos que se han venido “tercerizando” en un gran número de empresas es el de las nóminas. Empresas de outsourcing de nóminas en los Estados Unidos, tales como ADP (NASDAQ:ADP) o Paychex (NASDAQ:PAYX),han venido ofreciendo durante años un servicio confiable, eficiente, y a precios razonables. En mi experiencia como consultor de negocios he visto como el proceso de nómina ha sido tercerizado en innumerables empresas en la unión Americana, incluyendo empresas públicas, privadas y del sector gobierno, con resultados favorables para la organización. La decisión de adquirir servicios de outsourcing para procesos no críticos, como el de la nómina, ha permitido a dichas empresas focalizarse en los procesos generadores de ingreso o de pagos y tesorería.
Estas organizaciones de servicios de outsourcing deben someterse a una auditoría que permita revelar potenciales deficiencias en el control interno (políticas y procedimientos contable-financieros), y sobre todo, en aquellos controles relacionados a los procesos que les han sido tercerizado. El Statement on Standards for Attestation Engagements No. 18, o simplemente el SSAE 18 (también denominado SOC 1), le permite a la gerencia contratante de servicios de outsourcing entender los riesgos existentes en el proveedor de servicios, específicamente en aquellas áreas que apoyan la gestión crítica de la empresa contratante (v.g.: nóminas, escritorio de ayuda, beneficios para pensionados / retirados, etc.). Este tipo de reporte puede ser tanto del tipo I, como del tipo II. El primero se refiere a un reporte de auditoría que contiene elementos de control interno y resultados de pruebas relacionadas al diseño de los controles ejercidos por la empresa de outsourcing. El segundo es el reporte que contiene, tanto elementos que revelan la eficiencia del diseño de los controles de negocio, como la eficiencia operativa de dichos controles. Los reportes SSAE 18 / SOC 1 contienen inclusive los principales controles de negocio y de informática ejercidos por sub-organizaciones prestadoras de servicio a las agencias de outsourcing.
En el caso de aquellas empresas que cotizan en los mercados bursátiles y que deben adherirse a la ley de Sarbanes-Oxley, por lo general es el tipo II el utilizado por la gerencia interna y externa (v.g.: agentes reguladores, auditoría interna o externa, etc.), ya que es este tipo de reporte es el que revela con exactitud si estos controles han sido probados con éxito (por ejemplo, un control de seguridad informática que permita restringir los niveles de acceso a la información que reside en las bases de datos de los sistemas del negocio). En el caso de aquellas organizaciones que gestionan las cobranzas para sus clientes y que reciban los respectivos pagos con tarjetas de crédito, también deben adherirse a los rigores del Payment Card Industry (PCI), y así demostrar que están capacitados desde el punto de vista de negocio y tecnológico en recibir dineros de clientes y salvaguardarlos en contra de potenciales ataques cibernéticos.
En el mundo corporativo de hoy se busca la mayor eficiencia y al menor costo. El outsourcing ha sido probado y comprobado como una de esas soluciones que ayudan a lograr este objetivo.