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Una de las estrategias de productividad en la que más confío es en la estandarización de tareas rutinarias. Las rutinas minimizan el tiempo y la cantidad de decisiones necesarias para completar tareas repetitivas que no ameritan demasiado esfuerzo mental. Las listas de verificación son aquellas listas que incluyen todos los pasos que debemos tomar para completar una actividad determinada. Un buen ejemplo es la lista de los artículos básicos que debemos empacar para un viaje. Si tenemos una lista a mano, evitamos perder tiempo tratando de recordar qué nos falta cada vez que empacamos y evitamos el riesgo de que algo importante se nos quede por fuera.
En esta lista tendremos anotados todos los artículos que usualmente empacamos y a la hora de arreglar la maleta solo debemos referirnos a ella para saber qué guardar. En la mayoría de los casos, esta lista incluye los artículos básicos de higiene personal, medicamentos, accesorios, y equipos electrónicos; el objetivo es evitar llegar a nuestro destino y que se nos haya olvidado llevar algo.
La lista de verificación es una herramienta valiosa para asegurarnos de que ninguna actividad o paso quede sin cumplirse. Al crear estas listas evitamos malgastar tiempo valioso tratando de recordar qué acciones debíamos tomar para completar una actividad.
Si quieres crear listas de verificación funcionales debes dedicarle algo de tiempo y pensamiento. Primero, decide qué tipo de lista es la más apropiada para tu objetivo (lista de mantenimiento de la casa, lista para empacar maletas, lista de artículos de oficina, etc.) Segundo, decide y anota los pasos o artículos que necesitas listar. Tercero, una vez que la lista esté completa y la hayas utilizado una o dos veces, hazle los ajustes necesarios para asegurarte que cumple con su propósito. Uno de los beneficios de este tipo de listas es que es adaptable y puede ser reajustada según cambien tus necesidades.
Aquí tienes otros dos ejemplos de listas de verificación que pueden ser de gran utilidad:
Lista de Mantenimiento del Hogar. ¿Cuántas veces has malgastado tiempo tratando de recordar cuándo fue la última vez que se le hizo servicio a la unidad de aire acondicionado de tu casa? ¿O cuándo reemplazaste los filtros de aire? Estas tareas de mantenimiento rutinario suceden cada cierto tiempo en el año, pero usualmente es difícil recordar cuándo.
¿Cómo resolvemos esto? Algunas personas anotan todas estas tareas y dedican uno o dos días al año para hacer todos los trabajos de mantenimiento que la casa requiere. Sin embargo, como no todas las tareas de mantenimiento ocurren en fechas similares, esta estrategia puede resultar contraproducente. Mi recomendación es crear una lista dividida por mes con todas las fechas en las que debemos ocuparnos del mantenimiento de algo en particular durante el año. Es importante mantenerla en un lugar visible y referirse a ella con frecuencia. Otra forma, aún más sencilla, es crear recordatorios y alarmas en el teléfono móvil; de esta forma no tendremos que estar pendientes todo el año de lo que debemos hacer, solo actuar cuando el recordatorio lo indique.
Lista de Procesos. Imagínate querer preparar un postre especial para una cena y cada vez tener que perder tiempo recordando correctamente la larga lista de ingredientes, las cantidades, la temperatura del horno y el tiempo de cocción. Las recetas de cocina son listas de procesos que nos indican paso a paso qué necesitamos, qué debemos hacer y cómo.
Las listas de procesos se utilizan para asegurarnos de seguir todos los pasos necesarios para lograr un objetivo específico como reemplazar el filtro de agua, por ejemplo. Dependiendo de la tarea, la lista de procesos que necesitas la puedes encontrar en línea, no necesitas desarrollarla tu.
Una vez que crees las listas de verificación que necesites para optimizar tu tiempo, ¡debes utilizarlas! Si no tienes la costumbre de apoyarte en estas listas, puede ser un reto comenzar a usarlas rutinariamente. Es importante desarrollar el hábito de referirse a ellas con frecuencia, si no, habrás perdido tu tiempo creándola.
Lo recomendado es que las coloques cerca de donde las vas a utilizar (la lista para empacar la puedes guardar dentro de la maleta, la lista de mantenimiento puede ir cerca de la salida al estacionamiento donde la verás cada vez que salgas de la casa). Crear las listas en formato digital te permitirá liberar tu pensamiento de estas tareas hasta el momento apropiado. Si decides irte por esta vía, no olvides poner alarmas y recordatorios en tu calendario digital.
En resumen, las listas de verificación requieren dedicación para crearlas, pero te ahorrarán mucho tiempo y dolores de cabeza en el futuro.
En la próxima publicación, explicaré sobre las listas de tareas pendientes. Para saber más acerca de este y otros temas relacionados con la optimización de tu tiempo, contacta hoy a Organizing Concepts:
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