Getty Images (Sarah Fix)
Ser organizado no es tan complicado ni toma tanto tiempo como piensan las personas desorganizadas. Es solo cuestión de hacer las cosas bien desde el principio en vez de procrastinar por días o semanas.
Se ha publicado un número considerable de libros sobre productividad y optimización del tiempo y muchos expertos dan charlas y seminarios muy buenos sobre la materia; todos ellos ofrecen ideas útiles y consejos válidos para ser más productivos en el trabajo y en el hogar.
Personalmente aplico muchas de esas sugerencias en mi vida profesional y personal, por supuesto, las comparto con mis clientes. Sin embargo, hay una regla simple que me gusta más que cualquier otra y pienso que a ti también te gustará: la regla de los dos minutos.
Esta es una regla muy simple y muy efectiva: si puedes terminar una actividad en dos minutos o menos, hazla de una vez. No la anotes en la lista de tareas pendientes y no la acumules con el resto de las cosas pendientes, hazla de una vez.
Por ejemplo, cuando recojas tu correo cada día, clasifícalo y echa de una vez en el reciclaje o la basura lo que no tiene utilidad ni ahora ni en el futuro, aun antes de entrar de nuevo a la casa. No permitas que la propaganda de buzón quede sobre una mesa o en la cocina ya que tiende a acumularse muy rápidamente y no tiene ninguna utilidad.
Estas son algunas de las múltiples tareas que pueden resolverse en dos minutos o menos:
- Pagar una factura por internet o con cheque
- Hacer una llamada pendiente
- Hacer una cita por teléfono o internet
- Archivar un documento en su carpeta correspondiente
- Regar una planta o dos
- Descargar una aplicación de ejercicios o productividad
- Anotar un evento o cita en tu calendario
- Deshacerte de recibos viejos que todavía llevas en tu cartera o maletín
- Clasificar tu correo
Según David Allen, autor de Getting Things Done y autor de esta regla, la premisa es que si completar una tarea te toma aproximadamente la misma cantidad de tiempo que anotarla en la lista de tareas pendientes o escribir una nota y pegarla en el refrigerador como recordatorio, entonces es mejor hacerla de una vez y olvidarse de ella. ¿Te parece que tiene sentido?
Quienes procrastinan tienden a dejar para más tarde tareas que podrían terminarse en apenas un par de minutos; sin embargo, las van acumulando hasta que comienzan a sufrir las consecuencias de no haber actuado a tiempo. Al procrastinar actividades tan pequeñas, las listas de tareas pendientes se tornan cada vez más largas y frustrantes.
Esta regla también puede ajustarse a la conveniencia de cada quien. En vez de tener como límite dos minutos, puedes escoger un límite de tres o cinco minutos. Si revisas tu lista de actividades pendientes de hoy, estoy segura que encontrarás varias tareas que no te tomarán más de un par de minutos completar. Hazlas de una vez y tu lista se verá mucho más corta en cuestión de minutos.
Para saber más acerca de la regla de los dos minutos o sobre cómo optimizar su tiempo, contacta hoy a Organizing Concepts:
www.organizingconceptstx.com para información general y blog.
[email protected] para solicitar más información y hacer citas.
Redes Sociales: IG organizing.concepts / FB Organizing Concepts
